Come scrivere un report in inglese: regole e consigli utili

Hai bisogno di informazioni su come scrivere un report in inglese?

Non preoccuparti. Fai un bel respiro e leggi questo articolo. Perché qui troverai la soluzione al tuo problema.

In questa guida, infatti, parleremo proprio di questo. Perché saper leggere e scrivere ogni tipo di documento nella lingua più parlata in Europa, e non solo, è fondamentale. Dall’imparare come scrivere una review in inglese a come strutturare una lettera formale, fino a come scrivere un article in inglese.

Torna tutto utile, sia per studiare che per lavorare in una azienda. Sia per scrivere una tesi di laurea che per occuparsi di geopolitica o leggere i principali quotidiani economici internazionali.

Sei d’accordo? Bene, allora sarai anche curioso di entrare subito nel merito. Ecco perché, fatte queste doverose premesse, non perdiamo tempo e andiamo subito al sodo: come scrivere un report in inglese.

Buona lettura, o meglio “enjoy the reading”.

Tutto quello che devi sapere per fare un report in english

Gli esempi di report e documenti più comuni che le aziende hanno necessità di produrre o tradurre in inglese sono diversi. Come fare un report di un progetto, ad esempio. Oppure un report lavoro svolto, ma anche recensioni, lettera commerciale o articoli di svariata natura. Così come può capitare, a seconda del settore di competenza, di scrivere un report scientifico. Andiamo a sviscerarli tutti, caso per caso.

Come scrivere un report aziendale in inglese

La prima risposta da dare alla nostra domanda di partenza, ovvero come scrivere un report in inglese, risiede non solo nella grammatica da utilizzare, ma anche nella conoscenza e nella comprensione della struttura di cui in inglese.

Naturalmente è opportuno usare un linguaggio appropriato e formale. Se vuoi essere scrupoloso, cerca di capire se il tuo interlocutore è madre lingua inglese oppure se quella è la sua seconda lingua.

Specialmente nel secondo caso, conviene non fare ricorso a frasi troppo lunghe e complesse. Piuttosto, la cosa importante è quella di riuscire a trasmettere messaggi chiari e specifici.

Consigli particolari? Segui uno schema basato sull’utilizzo di parole chiave o, per così dire, linking words per legare periodi e concetti.

Per il resto, le regole di un buon report sono universali. Ricordati, pertanto, di:

• Rendere la presentazione allettante;
• Essere diretto e onesto, le bugie hanno le gambe corte…anche in inglese;
• Utilizzare un design e delle illustrazioni colorate e interessanti;
• Mettere a fuoco i concetti principali ed essere breve e conciso quanto serve;
• Cercare di rendere tutto ordinato e leggibile;
• Fare ricorso ad un inglese semplice e coerente con il contesto e l’interlocutore;
• Creare un report organizzato e strutturato, magari con titoli e sottotitoli.

Ma andiamo a vedere più da vicino come scrivere un report in inglese rispettando la struttura adatta.

1. La prima regola è quella di iniziare il testo con una “Introduction“, ovvero un’introduzione avente come obbiettivo quello di presentare il report e i suoi contenuti principali. Magari sfruttando frasi standard tipo “This report deals with…”, che equivale al nostro “questo report tratta di…”.
2. Dopo l’introduzione è la volta dei paragrafi, ognuno dei quali deve essere distanziato di almeno un rigo dall’altro e deve avere un titolo specifico. Se all’interno di essi vuoi dare dei suggerimenti, puoi utilizzare altre formule standard come “It might be advisable to” oppure “I propose that we should”.
3. Esauriti i paragrafi si passa alle conclusioni, in inglese “conclusion“. Non sono altro che un riassunto finale di quanto espresso nel report.  Forme tipiche da utilizzare possono essere “In conclusion” o “To sum up” (per riassumere, appunto).

Come scrivere una lettera in inglese

Abbiamo visto come scrivere un report in inglese. Ma come scrivere, invece, una lettera? Per di più se si tratta di una lettera commerciale o comunque formale?

Partiamo dall’intestazione e facciamo subito qualche esempio in inglese con la traduzione in italiano. Da utilizzare in base alla situazione all’interlocutore, ovvero dal grado di confidenza tra le parti e se ci riferiamo ad una solo persona o a più, ad un uomo oppure ad una donna.

• To Whom It May Concern – All’attenzione di chi di competenza;
• Dear Madam – Gentilissima Sig.ra;
• Dear Sir – Gentilissimo Sig.re (al plurale Dear Sirs – Spett.li Signori);
• Hello Steve (o qualsiasi altro nome) – Buongiorno Gentile Steve;
• Hi Steve – Buongiorno Steve;
• Hey Steve – Ciao Steve;
• Hey Folks – Salve gente.

Dopo aver rotto il ghiaccio, passiamo alle formule introduttive.

• We are writing to you regarding – La contatto in riferimento a…
• I’m writing to you in order to have further information about – La contatto per avere maggiori informazioni riguardo…
• I’m writing to you on behalf of – La contatto per conto di…
• Your company was highly recommended by – La vostra azienda ci è stata altamente raccomandata da…
• I would like to thank you for – Vi ringrazio per…
• Would you be so kind as to – Sarebbe così gentile da…
• We would appreciate it if you could send us more detailed information about – Le saremmo molto grati se potesse inviarci informazioni più dettagliate riguardo a…
• Would you please send me – La prego di inviarmi…
• We are interested in receiving – Siamo interessati a ricevere…
• Could you please send us your current price list for – Potrebbe gentilmente inviarci il vostro listino prezzi attuale per…?
• I would be interested in asking you – Sarei interessato a chiederle…
• We would like to know – Vorremmo sapere se…

Come scrivere corpo, conclusione e saluti di una lettera in inglese

Concludiamo questa nostra guida su come scrivere un report in inglese con quest’ultimo paragrafo dedicato alla seconda parte delle lettere formali.

All’interno del corpo della lettera è possibile inserire queste frasi:

• It is our intention to – È nostra intenzione…
• We could arrange a meeting at your earliest convenience – Potremmo organizzare un incontro al più presto
• Please send us the goods as soon as possible – Vi preghiamo di inviarci la merce nel più breve tempo possibile
• Please find enclosed a copy of the documents – Trovate in allegato una copia dei documenti
• We are planning on giving a talk – Stiamo pianificando una conferenza
• Please let us know the new shipment date as soon as possible – Vi preghiamo di farci sapere la nuova data di spedizione il prima possibile
• We carefully considered your proposal and – Abbiamo considerato attentamente la vostra proposta e…
• We are sorry to inform you that… Siamo spiacenti di informarla.

Mentre per quanto riguarda la conclusione:

• If you need any additional assistance, please contact me – In caso avesse bisogno di assistenza non esiti a contattarmi
• If we can be of any further assistance, please let us know – Se possiamo esserle di ulteriore aiuto, non esisti a contattarci
• Thanking you in advance – Ringraziandola in anticipo
• I would be most grateful if you could look into this matter as soon as possible – Le sarei molto grato se potesse esaminare il problema il prima possibile
• Please reply as soon as possible because – Si prega di rispondere il prima possibile perché…
• Thank you for your help in this matter – La ringrazio per l’aiuto nella risoluzione di questa questione.
• I look forward to discussing this with you at your earliest convenience – Spero di poterne discutere con Lei al più presto
• If you require more information – Nel caso fossero necessarie maggiori informazioni…
• We look forward to hearing from you soon – Auspicando di risentirla presto

E infine, per salutare:

• Sincerely – In fede
• Yours faithfully – Distinti saluti
• Yours sincerely – Cordiali saluti
• Best regards – Saluti
• All the best – Cordialmente